取材依頼が来たらどうする？広報担当者の対応手順とチェックリスト

プレスリリースを配信したあと、新聞社やWebメディア、テレビ局などから「取材をさせてほしい」と連絡が来たら、広報担当者としてはうれしい瞬間です。

一方で、初めての取材依頼では「すぐOKしていいのか」「何を確認すればいいのか」「誰を取材対応者にするべきか」「当日までに何を準備すればいいのか」と迷うことも少なくありません。

取材対応は、当日のインタビューだけではなく、依頼内容の確認、社内調整、想定問答、資料準備、当日の同席、取材後のフォロー、掲載後の確認までを含む一連の業務です。

この記事では、メディアから取材依頼が来たときに広報担当者がやるべきことを、初動から掲載後まで順番に整理します。急な依頼でも使える確認項目、返信メール例文、社内共有用の項目、当日チェックリストまでまとめたので、初めての取材対応にもそのまま使える内容です。

取材依頼が来たら、まず「即答」ではなく内容確認から始める

取材依頼が来ると、せっかくの機会を逃したくない気持ちから「ぜひお願いします」とすぐ返答したくなります。しかし、最初にやるべきことは承諾ではなく、取材の目的・媒体・掲載予定・必要な対応を確認することです。

PR TIMES MAGAZINEの取材対応ガイドでも、取材依頼を受けた際は、メディアや企画内容を確認し、取材目的を理解したうえで準備を進めることが重要とされています。PRHACKでも、取材を承諾する前に掲載媒体、担当者、掲載日、取材テーマ、撮影の有無などを確認することが紹介されています。

すでにプレスリリースをきっかけに取材依頼が来た場合でも、送付したリリースだけで取材の全体像が分かるとは限りません。まずは次の項目を確認しましょう。

取材依頼を受けたときに確認したい10項目

確認項目	確認する内容
1．媒体名	新聞・雑誌・Web・テレビ・ラジオなど、掲載・放送される媒体
2．担当者情報	記者・編集者・ディレクターの氏名、メール、電話番号
3．企画・コーナー	どの企画、記事、番組、特集で扱う予定か
4．取材テーマ	何について話を聞きたいのか、中心となる質問は何か
5．取材希望日時	候補日、開始時間、所要時間
6．取材形式	対面、オンライン、電話、メール回答など
7．撮影の有無	人物、商品、社内、工場、店舗などの撮影があるか
8．掲載・放送予定日	いつ公開される予定か。生放送・収録かも確認
9．必要資料	写真、ロゴ、会社概要、データ、商品サンプルなど
10．回答・素材の締切	いつまでに社内調整や素材提出が必要か

可能であれば、質問事項や取材依頼書をメールでもらっておくと社内準備がしやすくなります。ただし、すべてのメディアが事前に詳細な質問を共有するわけではありません。その場合は「今回特に伺いたいテーマ」「記事や番組の方向性」だけでも確認しておきましょう。

STEP1．取材を受けるか社内で判断する

必要事項を確認したら、次に社内で取材を受けるか判断します。

「有名メディアだから受ける」「せっかく声がかかったから全部受ける」という判断だけではなく、取材テーマと自社の発信方針が合っているか、現時点で公開できる情報なのか、適切な担当者を用意できるかを確認しましょう。

取材を受ける前に確認したいこと

• 取材テーマが自社の事業・発信内容と合っているか
• 取材対象として適切な担当者を用意できるか
• まだ公表できない情報が含まれていないか
• 数値・事実関係を正確に説明できるか
• 撮影場所や商品など必要な環境を準備できるか
• 取材日時までに社内調整が間に合うか

特に、新サービスの正式発表前、契約先の了承が必要な情報、顧客情報、未公表の業績などが話題に含まれる場合は、広報担当者だけで判断せず、関係部署や責任者へ確認します。

一方で、回答を保留したまま長時間待たせるのも避けたいところです。メディア側は締切や放送スケジュールを抱えているため、すぐ判断できない場合でも「社内確認のうえ○時までに回答します」と期限を伝えるとスムーズです。

STEP2．取材を受ける担当者を決める

取材対応者は、役職が高い人を機械的に選ぶのではなく、今回のテーマについて正確かつ具体的に話せる人を選ぶことが重要です。

会社全体の経営方針や将来戦略であれば経営者、商品開発の裏側なら開発責任者、現場の取り組みなら実際の担当者など、取材テーマによって適任者は変わります。

代表者がすべての取材に出る必要はありません。むしろ専門的な質問に対して具体的な回答ができる担当者の方が、記事に必要な情報を提供しやすいことがあります。

取材対応者を決めたら、その人のスケジュールを確保し、取材テーマ・媒体・掲載予定・質問事項を共有しておきましょう。

STEP3．媒体と記者について調べる

事前準備で意外と差が出るのが、取材する側の情報を確認しておくことです。

媒体の読者層や普段扱っているテーマ、担当記者が過去にどのような記事を書いているかを確認すると、今回の取材で求められている情報を想像しやすくなります。

PR TIMES MAGAZINEでも、取材前には媒体特性や読者層、担当記者の過去記事を確認することを推奨しています。過去記事を見ることで、質問の傾向を予測できるだけでなく、相手が関心を持つテーマを理解したうえで準備できます。

PR Compassで約1,000媒体のメディアリストを調査した際も、媒体名だけでは情報が足りず、実際の記事や企画を見ないと「何を扱う媒体なのか」が分からないケースが多くありました。取材依頼が来た後も同じで、媒体名の知名度だけでなく、その媒体・記者が今回のテーマをどの角度から見ているのかを確認することが大切です。

媒体情報の整理方法は「メディアリストの作り方｜約1,000媒体をゼロから調べて分かった実務手順と管理のコツ」で詳しく解説しています。

STEP4．取材で伝えたい「3つのキーメッセージ」を決める

取材では、質問に正しく答えることが最優先です。ただし、その場で聞かれたことに思いつくまま回答していると、最も伝えたかった情報が抜けることがあります。

そこで取材前に、今回の取材で最低限伝えたいことを3つ程度に絞っておきます。

たとえば新サービスの取材であれば、次のような形です。

• どのような課題を解決するサービスなのか
• 従来の方法と何が違うのか
• 今後どこまで事業を広げたいのか

キーメッセージは広告コピーではなく、取材対応者が回答するときの「軸」です。どの質問から入っても、この3点を事実と具体例を交えて説明できるようにしておくと、話がぶれにくくなります。

STEP5．想定質問と回答を準備する

事前に質問事項をもらえた場合は回答を整理し、もらえない場合は広報担当者側で想定質問を作ります。

特に準備しておきたいのは、商品やサービスの説明だけではありません。記者は背景や数字、競合との違い、課題、今後の展望なども確認します。

想定しておきたい質問例

• なぜこの取り組みを始めたのですか
• どのような顧客・利用者を想定していますか
• 競合サービスとの違いは何ですか
• 現在の利用社数・利用者数・売上などの数字はありますか
• 開発で最も苦労したことは何ですか
• この市場をどう見ていますか
• 今後の目標は何ですか
• 課題やリスクはありますか

回答を一字一句暗記する必要はありません。むしろ暗記した文章を読むような回答になると、会話が不自然になりやすくなります。

「この質問にはこの事実・数字・エピソードを話す」という材料を整理し、広報担当者が記者役になって一度練習しておくと、当日の回答がスムーズになります。

STEP6．最新データと取材素材を揃える

取材中に数字を聞かれ、「たぶん○○くらいです」と曖昧に答えるのは避けたいところです。売上、利用者数、店舗数、社員数、調査結果など、話題になりそうな数字は最新版を確認しておきましょう。

そのほか、次のような素材をすぐ渡せる状態にしておくと便利です。

• 会社概要
• 商品・サービス資料
• 高解像度の商品画像
• 代表者・取材対応者のプロフィール写真
• 会社ロゴ
• 調査データ・グラフ
• 関連する過去のプレスリリース
• Webサイトや参考ページのURL

PR TIMES MAGAZINEでも、プレスリリースに報道関係者向けの問い合わせ先を明記し、メディアが連絡しやすい状態にしておくことの重要性が紹介されています。

取材依頼が来てから素材を一から探すのではなく、日頃から「メディア向け素材フォルダ」を作っておくと、急な依頼にも対応しやすくなります。

STEP7．撮影がある場合は「映ってはいけないもの」を先に確認する

テレビ・Web動画・写真撮影がある場合は、取材場所の見栄えだけでなく、機密情報が映り込まないか確認します。

デスク上の資料、ホワイトボード、PC画面、顧客名、未発表商品のサンプルなど、普段は気にならないものが写真や映像には残ります。

オフィスや工場、店舗で撮影する場合は、事前に社内へ取材日時を共有し、整理整頓と情報管理を依頼しておきましょう。撮影可能エリア・撮影不可エリアがある場合は、当日の案内担当にも共有しておきます。

取材依頼への返信メール例文

取材を受ける場合の基本的な返信は、長文にする必要はありません。必要事項を確認しつつ、次の調整へ進める内容にします。

件名：Re: ○○に関する取材のご依頼

○○編集部
○○様

お世話になっております。株式会社△△の広報担当、□□です。
このたびは弊社への取材をご検討いただき、ありがとうございます。

社内で確認のうえ、ぜひ取材に対応させていただければと考えております。

準備のため、可能でしたら以下についてご共有いただけますでしょうか。

・今回の取材テーマ、企画概要
・主なご質問内容
・取材希望日時、所要時間
・取材形式（対面／オンライン等）
・撮影の有無
・掲載／放送予定日
・必要な資料、素材

確認後、取材担当者と日程を調整し、改めてご連絡いたします。
何卒よろしくお願いいたします。

株式会社△△
広報担当 □□
メール：press@example.com
電話：00-0000-0000

取材依頼そのものではなく、こちらから記者へプレスリリースを送るメールの作り方は「プレスリリースをメールで送る方法｜件名・本文の例文3選と7つのNG」で紹介しています。

取材依頼を断る場合の返信例

日程や取材テーマの関係で対応できない場合でも、返事をしないのではなく、できるだけ早く連絡します。

このたびは弊社へ取材のご依頼をいただき、誠にありがとうございます。

社内で検討いたしましたが、今回は［理由を簡潔に記載：担当者の日程調整が難しい／現時点では公開できない情報を含む等］ため、取材への対応が難しい状況です。

せっかくお声がけいただいたところ恐縮ですが、何卒ご理解いただけますと幸いです。

今後、関連する情報をご案内できる機会がございましたら、改めてご連絡させていただきます。

断るときに必要以上の説明をする必要はありません。将来また取材テーマが合う可能性もあるため、丁寧に返答して関係を切らないことが大切です。

取材当日に広報担当者がやること

当日は、取材対応者に任せきりにせず、広報担当者もできる限り同席します。広報の役割は自分が代わりに答えることではなく、メディアと社内担当者の間をつなぎ、取材がスムーズに進むようサポートすることです。

1．取材の目的を最初に確認する

取材開始時に、「本日は○○について、△△という観点を中心にお話しする認識でよろしいでしょうか」と一度確認すると、双方の認識を合わせやすくなります。

企画が途中で変わっていたり、取材依頼時より質問の方向性が広がっていたりすることもあるため、冒頭の確認は有効です。

2．分からないことを推測で答えない

突然数字を聞かれ、正確な値が分からない場合は、その場で推測するより「確認して後ほどお送りします」と答える方が安全です。

取材後に確認した正確な数字を速やかに送れば問題ありません。曖昧な数字や事実と違う説明が記事化される方が、その後の訂正対応が大きくなります。

3．広報担当者は必要なときだけ補足する

取材中は取材対応者と記者の会話が中心です。広報担当者は、数字や固有名詞の誤り、伝え忘れている重要情報などがあれば自然に補足します。

一方で、記者からの質問に毎回広報担当者が先に答えたり、回答を遮って「こう答えてください」と誘導したりすると、取材が進みにくくなります。基本はサポートに徹しましょう。

4．「ここはオフレコで」は事後ではなく事前に整理する

話した後に「今の話は書かないでください」とお願いしても、認識違いが生まれやすくなります。公開できない情報は、そもそも取材対応者と事前に共有し、原則として話さないようにします。

どうしても背景説明として非公開情報を伝える必要がある場合は、記者と条件を事前に明確に確認することが必要です。曖昧な「これは内緒ですが」という伝え方は避けましょう。

5．掲載・放送予定を確認する

取材終了時には、今後追加素材が必要か、掲載・放送予定はいつ頃かを確認します。ただし、編集上の事情で予定が変わる場合もあるため、確定情報として社内外へ告知する前には再確認しましょう。

取材後にやるべき4つのフォロー

1．回答できなかった情報をすぐ送る

取材中に確認できなかった数字や、依頼された画像・資料があれば、できるだけ早く送ります。メディアには原稿や放送の締切があるため、「あとで送ります」と伝えたものを数日放置すると、記事制作に間に合わなくなる可能性があります。

2．事実誤認があれば早めに訂正する

取材後に「売上の数字を言い間違えた」「サービス開始日を誤って説明した」と気づいた場合は、判明した時点ですぐに連絡します。

PR TIMES MAGAZINEでは、取材内容の編集権限は基本的にメディア側にあり、掲載前の記事全体を企業側が自由に修正するものではないと説明しています。一方、明確な事実誤認がある場合は、正確な情報を伝えて訂正を依頼することが重要です。

そのため、「記事を公開する前に全文を見せてください」を当然の前提にするのではなく、固有名詞や数字など事実確認が必要な部分について、媒体側の運用を確認する姿勢が適切です。

3．掲載・放送を確認し、記録する

掲載されたら、媒体名、掲載日、URL、記事タイトル、扱われたテーマなどを記録します。取材につながったプレスリリースやアプローチも紐づけておくと、「どの発信がどの成果につながったか」を後から分析できます。

プレスリリース配信後の効果測定については「プレスリリースの効果測定とは？配信後に見るべきKPIと次回につなげる振り返り方」も参考にしてください。

4．記者へお礼を伝える

掲載・放送後は、取材へのお礼を短く伝えます。長い営業メールを送る必要はありません。

「取材いただきありがとうございました。記事を拝見しました。今後○○に関する新しい情報がありましたら、またご案内させてください」程度で十分です。

掲載後のお礼は、単なる挨拶で終わらせず、次の取材につながる関係づくりまで意識すると効果的です。送るタイミングや具体的な例文、記者との関係を継続する方法は「取材・メディア掲載後のお礼メールの書き方｜例文と記者との関係を次につなげる方法」で詳しく解説しています。

急な「今日取材したい」にどう対応する？

Webニュースやテレビなどでは、「今日中に話を聞きたい」「数時間後に撮影したい」といった急な依頼が来ることもあります。

この場合、通常の準備をすべて完璧に行うのは難しいため、最低限次の順番で確認します。

1. 媒体・担当者・取材テーマ・公開予定を確認する
2. 取材を受ける責任者を決める
3. 公開できない情報を確認する
4. 最新の数字と3つのキーメッセージを整理する
5. 撮影があれば場所と機密情報を確認する

急いでいるからといって、確認をすべて省略するのは避けましょう。特に社内の数字や未公表情報については、短時間でも確認してから回答することが重要です。

日頃から取材対応者、会社概要、最新数字、商品画像、問い合わせ窓口などを準備しておけば、急な取材ほど差が出ます。

取材依頼が本物か不安なときの確認方法

突然知らない相手から取材依頼が来た場合は、念のため媒体と担当者を確認してから社内情報を渡しましょう。

• 媒体の公式サイトが存在するか
• 担当者名や過去記事を確認できるか
• メールアドレスのドメインが不自然ではないか
• 取材企画の説明が具体的か
• 不審なファイルやログイン情報の要求がないか

判断できない場合は、メールに書かれている番号ではなく、媒体公式サイトの代表窓口から確認する方法もあります。

正規の取材依頼であれば、媒体名・企画内容・担当者情報など、必要な確認をすること自体は不自然ではありません。

そのまま使える「取材依頼受付シート」

電話で取材依頼を受けたとき、担当者によって聞く内容が変わると、その後の社内調整に時間がかかります。あらかじめ次の項目を受付シートとして用意しておくと便利です。

• 受付日時
• 媒体名
• 担当者名
• 電話番号・メール
• 記事・番組・企画名
• 取材テーマ
• 希望する取材対象者
• 主な質問内容
• 希望日時・所要時間
• 取材方法
• 撮影の有無
• 必要素材
• 掲載・放送予定日
• 回答期限
• 社内担当者
• 対応可否

取材依頼を継続的に受ける企業では、こうした受付項目を定型化しておくと、電話を受けた社員が広報担当者でなくても必要な情報を残しやすくなります。PR TIMES MAGAZINEでも、取材依頼のフローと確認項目を仕組み化する企業事例が紹介されています。

取材前日のチェックリスト

• 媒体・記者・企画内容を確認した
• 取材対応者へ日時・場所を再共有した
• 想定質問とキーメッセージを確認した
• 最新の会社情報・数字を確認した
• 公開不可情報・未発表情報を共有した
• 会社概要・画像・データなどの資料を準備した
• 撮影場所を整理した
• 機密書類・PC画面・ホワイトボードを確認した
• オンライン取材なら接続環境を確認した
• 掲載・放送予定日を把握した

まとめ｜取材対応は「当日」よりも事前準備で差がつく

メディアから取材依頼が来たとき、最も大切なのは、うれしさのまま即答してその場の対応に任せることではありません。

まず媒体・企画・取材テーマ・日時・撮影・掲載予定を確認し、社内で適切な担当者を選ぶ。そのうえで媒体と記者を調べ、キーメッセージ、想定質問、最新データ、素材、公開できない情報を整理しておきます。

当日は広報担当者がサポート役として同席し、分からないことを推測で答えず、必要な追加資料は取材後すぐに届けます。そして掲載後は記録・効果測定・お礼まで行うことで、1回の取材を次のメディアリレーションへつなげられます。

プレスリリースを配信してもなかなか取材依頼が来ない場合は、「プレスリリースを配信しても掲載されないのはなぜ？取材につながらない7つの理由と改善策」も確認してみてください。

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