プレスリリースをメールで送る方法｜件名・本文の例文3選と7つのNG

プレスリリースの原稿が完成しても、「メディアへ送るメールには何を書けばいいのか」「件名はプレスリリースのタイトルと同じでいいのか」「PDFを添付するだけで大丈夫なのか」と迷う広報担当者は少なくありません。

実際、プレスリリースは内容だけでなく、メールの件名・本文・送り方によって、そもそも読んでもらえるかどうかが変わります。共同通信PRワイヤーが公表したメディア関係者への調査では、受信したプレスリリースを詳しく読むか判断するときに最も重視するものとして、「メールの件名」が45.8％、「プレスリリースのタイトル」が35.8％という結果が示されています。

つまり、どれだけ丁寧にプレスリリースを書いても、メールの段階で「何の情報か分からない」と判断されれば、本文まで届かない可能性があります。

この記事では、プレスリリースをメールで送るときの件名・本文・添付方法・送り方を、コピペして使える例文とNG例を交えて解説します。広報支援の実務で約1,000媒体のメディアリストを作成した経験も踏まえ、「たくさん送る」より「相手が判断しやすいメールにする」という視点で整理しました。

結論｜プレスリリース送付メールは「短く・具体的に・判断しやすく」が基本

プレスリリースをメールで送るとき、長い営業文を書く必要はありません。むしろ、受け取った記者・編集者が数秒で「何のニュースか」「自分の媒体に関係があるか」「詳しく見る価値があるか」を判断できることの方が重要です。

基本は次の4点です。

• 件名だけでニュースの内容が分かる
• 本文の冒頭で「誰が・何を・いつ発表するか」が分かる
• なぜその媒体へ送ったのかが必要に応じて一言で伝わる
• 詳細資料・画像・問い合わせ先へすぐアクセスできる

PR TIMES MAGAZINEでも、メール送付時は件名で内容を端的に伝え、本文は簡潔に要点をまとめることが重要と説明されています。また、＠PressのPRHACKでも、件名・差出人・本文の概要が受信箱での判断材料になると紹介されています。

原稿そのものの作り方を確認したい方は、先に「プレスリリースの書き方とは？初心者でもわかる基本構成と作成手順」をご覧ください。この記事では、その原稿をどうメールで届けるかに絞って解説します。

なぜメールの件名が重要なのか

プレスリリースを受け取る側は、自社からのメールだけを待っているわけではありません。日々の取材、編集、企画会議、原稿作成などをしながら、多数の情報提供メールを確認しています。

共同通信PRワイヤーのメディア関係者調査では、「詳しく読み進めるか」の判断で最も重視されるのがメール件名45.8％、次いでプレスリリースのタイトル35.8％でした。件名とタイトルだけで8割を超えており、メールを開く前後の最初の数秒が非常に重要だと分かります。

ここで避けたいのが、次のような件名です。

• プレスリリース送付のご案内
• 新サービスのお知らせ
• ご掲載のお願い
• ぜひご覧ください
• ○○株式会社よりお知らせ

これらは丁寧ではありますが、「何のニュースなのか」が分かりません。受信箱に並んだとき、わざわざメールを開かなければ内容を判断できない状態です。

プレスリリース送付メールの件名の作り方

件名では、できるだけ早い位置にニュースの中身を置きます。基本的には、「何を」「いつ」「どうしたのか」＋必要に応じて社名を組み合わせると作りやすくなります。

件名のOK例

• 【10月1日開始】中小企業向け採用管理サービス「○○」を提供開始｜株式会社△△
• 【福岡・11月3日】親子向け防災イベントを初開催｜株式会社△△
• 建設業の人手不足対策で○○社と△△社が業務提携、共同サービスを12月開始
• 【調査結果】中小企業300社の生成AI利用率は○％｜株式会社△△

「プレスリリース」という言葉を件名に入れること自体は問題ありません。ただし、先頭を「プレスリリース送付のご案内」だけで使ってしまうより、ニュースの要点を前に出した方が内容を判断してもらいやすくなります。

件名のNG例

NG例	問題点	改善の方向性
新サービスのお知らせ	何のサービスか分からない	対象者・サービス内容・開始日を入れる
プレスリリース送付のご案内	ニュースの中身が分からない	発表内容を件名の中心にする
ぜひご掲載ください！画期的な新サービスです	宣伝色が強く、具体性がない	事実・数字・新規性で表現する
株式会社○○から重要なお知らせ	受け手にとっての重要性が不明	何が起きたかを具体化する

プレスリリース本体のタイトルについては、「プレスリリースのタイトルの付け方｜メディアに読まれる見出しを作る7つのコツ」で詳しく解説しています。メール件名と本体タイトルは完全に同一である必要はありませんが、伝えるニュースの軸は揃えておきましょう。

メール本文に入れるべき5つの要素

メール本文は、プレスリリース全文をもう一度書く場所ではありません。メールを開いた段階で「もう少し詳しく見たい」と判断できるだけの情報を、短くまとめます。

1．宛名

担当記者や編集者の名前が分かる場合は、「○○新聞 ○○様」のように記載します。名前が分からず、媒体が情報提供窓口を指定している場合は「○○編集部 ご担当者様」などで問題ありません。

公開されていない個人連絡先を無理に探すのではなく、媒体が指定している受付方法を優先してください。送り先の探し方は「プレスリリースの送り先はどこ？メディアの探し方と送付方法」で整理しています。

2．名乗り

「株式会社○○の広報担当△△です」と、会社名・役割・名前を簡潔に伝えます。長い自己紹介や会社説明は不要です。

差出人名も「info」「press」だけではなく、受信箱で見たときに誰からの連絡か分かるよう、「株式会社○○ 広報・△△」などに設定しておくと判断しやすくなります。

3．今回のニュースの要約

本文の冒頭で、「何を発表するのか」を2〜4文程度で説明します。ここで会社の理念や開発ストーリーから始めるより、まずニュースの事実を伝え、その後に背景を補足する方が分かりやすくなります。

たとえば新サービスなら、対象者、何を提供するのか、開始日、特徴を短く入れます。イベントなら日時・場所・内容、調査なら対象・回答数・主な結果を先に出しましょう。

4．その媒体に送る理由

すべてのメールに必須ではありませんが、優先度の高い媒体や特定の記者へ個別に送る場合は、「なぜあなたに送っているのか」を一言入れると一斉送信との違いが出ます。

たとえば、「貴媒体で○○業界のDX事例を継続的に取り上げていらっしゃるため、今回の情報をご参考までにお送りします」といった形です。無理に持ち上げる必要はなく、実際に確認した記事や企画との接点を短く示せば十分です。

PR Compass編集部では、実務で約1,000媒体を調べた経験があります。その作業を通じて感じたのは、同じ「ビジネスメディア」でも扱うテーマがかなり違うということです。媒体名だけを見て一斉送信するより、優先度の高い媒体ほど「なぜ送るのか」を整理しておく方が、メール文面も作りやすくなります。

そのための媒体情報の整理方法は、「メディアリストの作り方｜約1,000媒体をゼロから調べて分かった実務手順と管理のコツ」で詳しく紹介しています。

5．資料・問い合わせ先

メールの最後には、プレスリリース本文や画像・資料を確認できる場所と、取材時の問い合わせ先を記載します。担当者名、メールアドレス、電話番号など、メディア側がすぐ連絡できる情報を用意しましょう。

プレスリリース本体にも問い合わせ先を入れておくと、メールが転送された場合でも連絡先が分かります。

コピペで使えるプレスリリース送付メールの基本テンプレート

まずは最も汎用的な形です。実際に使うときは、［ ］内を自社情報へ置き換えてください。

件名：［発表内容が分かる件名］｜［会社名］

［媒体名］
［担当者名］様

お世話になっております。［会社名］の広報担当［氏名］です。

弊社は［日付］より、［対象者］向けに［商品・サービス・取り組み］を［開始／発売／実施］します。

［今回のニュースの特徴・新規性・背景を2〜3文で簡潔に記載］

［必要に応じて：貴媒体で○○に関する情報を取り上げていらっしゃるため、ご参考になればと思いお送りしました。］

詳細は下記のプレスリリースをご覧ください。
［プレスリリースURL／添付資料の案内］

ご取材や追加資料が必要な場合は、下記までお気軽にご連絡ください。

［会社名］
［部署・担当者名］
［電話番号］
［メールアドレス］

このテンプレートは、ビジネスメールとしての丁寧さを残しつつ、ニュースの要点が早く伝わる構成です。長い挨拶や季節の挨拶は省き、情報提供メールとして読みやすくしています。

例文1｜新商品・新サービスのプレスリリースを送る場合

件名：【10月1日提供開始】中小企業の採用業務を一元化する「採用クラウド○○」を提供開始｜株式会社ABC

○○編集部 ご担当者様

お世話になっております。株式会社ABCの広報担当、山田です。

弊社は2026年10月1日より、中小企業向け採用管理サービス「採用クラウド○○」の提供を開始します。求人応募の管理、面接日程調整、応募者への連絡を一つの画面で管理でき、専任の採用担当者がいない企業でも利用しやすい設計としています。

貴媒体で中小企業の人材不足・業務DXに関する情報を取り上げていらっしゃるため、ご参考になればと思いご連絡しました。

サービス概要・料金・開発背景は、下記プレスリリースにまとめています。
［URL］

デモ画面や担当者への取材も対応可能です。ご関心がございましたら、お気軽にご連絡ください。実際に取材依頼が来たあとは、媒体・企画内容・質問事項・撮影有無などを確認し、社内で対応者や資料を準備する必要があります。初動から当日対応までの流れは「取材依頼が来たらどうする？広報担当者の対応手順とチェックリスト」でまとめています。

株式会社ABC 広報担当 山田
電話：00-0000-0000
メール：press@example.com

例文2｜イベント・セミナーのプレスリリースを送る場合

件名：【福岡・11月3日】親子で学ぶ防災体験イベントを初開催｜株式会社ABC

○○新聞 ○○様

お世話になっております。株式会社ABCの広報担当、山田です。

弊社は11月3日、福岡市内で小学生と保護者を対象にした防災体験イベント「○○」を開催します。避難所体験や防災食の試食、防災士によるワークショップなどを通じ、家庭での防災を親子で考える企画です。

地域の子育て・防災に関する取材テーマとしてご参考になればと思い、情報をお送りしました。

開催概要・取材可能時間・会場写真は下記をご確認ください。
［URL］

当日の取材をご希望の場合は、事前にご連絡いただければご案内いたします。実際に取材・掲載まで進んだ後は、追加資料の送付やお礼メールまで含めて対応すると、その後の関係づくりにもつながります。掲載後のお礼メールの例文やNG例は「取材・メディア掲載後のお礼メールの書き方」で紹介しています。

株式会社ABC 広報担当 山田
電話：00-0000-0000
メール：press@example.com

例文3｜業務提携・共同事業のプレスリリースを送る場合

件名：建設業の人手不足対策でABC社とXYZ社が業務提携、現場管理サービスを共同開発

○○メディア 編集部 ご担当者様

お世話になっております。株式会社ABCの広報担当、山田です。

株式会社ABCは、株式会社XYZと建設現場の人手不足・管理負担の軽減を目的とした業務提携契約を締結しました。両社の技術を組み合わせ、現場写真・工程・報告書作成を一元化するサービスを共同開発し、2027年春の提供開始を予定しています。

建設DXや人手不足対策に関する情報として、ご参考になればと思いお送りします。

提携の背景、両社の役割、今後の開発予定は下記プレスリリースをご確認ください。
［URL］

両社代表への取材調整も可能です。ご関心がございましたらご連絡ください。

株式会社ABC 広報担当 山田
電話：00-0000-0000
メール：press@example.com

プレスリリース本体の新商品・イベント・業務提携の例文は、「プレスリリースのテンプレート・例文集」で紹介しています。送付メールと原稿本体は役割が違うため、メール本文を長くしすぎず、詳細は本体へつなぐのが基本です。

PDF添付とURL、どちらで送るべき？

結論から言うと、媒体側から指定がある場合は、その方法に従うのが最優先です。指定がなければ、メール本文だけで概要が分かる状態にしたうえで、プレスリリースのURLと、必要に応じてPDFなどの資料を案内すると使いやすくなります。

PDFはレイアウトを維持しやすい一方、ファイル容量が大きすぎると受信側の負担になります。また、セキュリティ上の理由から添付ファイルを開きにくい環境もあります。

一方でWeb上のプレスリリースURLがあれば、スマートフォンでも確認しやすく、画像や関連ページにもアクセスしやすくなります。画像・ロゴ・調査データなど記者が利用する可能性のある素材は、必要に応じてダウンロードできる形に整理しておくと便利です。

「PDFだけ送って本文は『ご査収ください』」という形は避け、メール本文だけでも最低限のニュースが分かるようにしましょう。

一斉送信する場合はCCではなくBCC、ただし重要媒体は個別送信を検討する

複数の媒体へ同じメールを一斉送信する場合、受信者同士にメールアドレスが見えるCC送信は避けなければなりません。誤送信による個人情報・連絡先情報の漏えいにつながるためです。

一斉送信する場合はBCCを利用する、または配信システムを利用するなど、他の受信者のアドレスが見えない方法を選びます。

ただし、PR Compassでは優先度の高い媒体まで全件を同じBCCメールで処理することはおすすめしていません。メディアリスト上で「今回特に届けたい媒体」を数社〜十数社選び、その媒体には個別メールで「なぜ送るのか」を一言添える方が、媒体ごとの関心に合わせた情報提供がしやすくなります。

その他の幅広い情報提供はプレスリリース配信サービスなどを利用する、というように役割を分ける方法もあります。主要サービスの違いは「プレスリリース配信サービスおすすめ5社を比較」で整理しています。

プレスリリース送付メールで避けたい7つのNG

1．「掲載してください」と強くお願いする

プレスリリースは広告枠の購入ではありません。掲載するかどうかはメディア側が判断します。「ご掲載をお願いします」と何度も求めるより、「情報提供としてお送りします」「取材可能です」と伝える方が自然です。

2．長い会社紹介から始める

創業の歴史や企業理念が必要な場合でも、最初にニュースの要点を伝えましょう。会社情報はプレスリリース本体や会社概要ページへつなげれば十分です。

3．件名と本文でニュース内容が違う

件名で大きな数字や「初」を強調しているのに、本文では根拠が確認できない状態は避けましょう。「日本初」「業界初」などを使う場合は、根拠・調査範囲を確認してから記載します。

4．添付ファイルだけ送り、本文に説明がない

「詳細は添付をご覧ください」だけでは、ファイルを開く前に優先順位を判断できません。本文にニュースの要約を入れます。

5．関係の薄い媒体へ同じメールを大量送信する

送信数を増やせば取材が増えるとは限りません。メディアの読者・視聴者とニュースのテーマが合っているかを確認しましょう。

6．問い合わせ先が分かりにくい

記者が興味を持ったときに連絡先を探さなければならない状態は機会損失につながります。メール本文とプレスリリース本体の両方に、すぐ連絡できる窓口を記載しておきましょう。

7．反応がないから同じメールを何度も送る

返信がないことは珍しくありません。同じ内容を短期間に繰り返し送るのではなく、追加データ・取材機会・新しい動きなど、相手にとって意味のある情報が増えたときに改めて連絡する方が自然です。

「送ったのに掲載されない」ときに見直すポイントは、「プレスリリースを配信しても掲載されないのはなぜ？取材につながらない7つの理由と改善策」で詳しく解説しています。

送信前に確認したいチェックリスト

• 件名だけで何のニュースか分かる
• 会社名・担当者名が受信箱で分かる差出人名になっている
• 本文冒頭に発表内容が書かれている
• 優先媒体には「なぜ送るのか」を一言添えている
• プレスリリースURLまたは添付資料へすぐアクセスできる
• 添付ファイルの容量が大きすぎない
• 画像・データ・ロゴなど必要素材を準備している
• 問い合わせ担当者・メール・電話番号が正しい
• CCで他媒体のアドレスが見える状態になっていない
• 誤字、日付、価格、URLなどに誤りがない
• 媒体の締切・制作スケジュールを考慮したタイミングで送っている

送信タイミングの考え方は、「プレスリリースを配信するタイミングはいつ？おすすめの曜日・時間帯を徹底解説」もあわせて確認してください。

メールで直接送る方法と配信サービスは併用できる

「メディアへ直接メールするなら、配信サービスは不要なのか」と考える方もいますが、両者は役割が異なります。

直接メールは、狙いたい媒体・記者に合わせて情報を届けやすい一方、送り先の調査や個別送信に時間がかかります。配信サービスは、一定のメディアネットワークへ効率よく情報を届けられる一方、すべての媒体へ個別の文脈を付けて送る方法とは異なります。

たとえば、広く情報を届ける部分は配信サービスを活用し、自社にとって特に重要な10媒体前後には個別メールを送る、といった組み合わせも考えられます。

どちらか一つに決めるのではなく、ニュースの重要度、社内の広報工数、届けたい媒体に応じて使い分けることが大切です。

まとめ｜メールは「掲載依頼」ではなく、記者がニュースを判断する入口

プレスリリースをメールで送るときに大切なのは、ビジネスメールとして長く丁寧に書くことではありません。

件名でニュースの中身を伝え、本文で要点を短く整理し、相手が必要な資料や問い合わせ先へすぐ進める状態を作ることが重要です。

特に、メディア関係者への調査でも「メール件名」が詳しく読むかどうかの大きな判断材料になっています。原稿本体だけに時間をかけず、送付メールまで含めて一つの広報コンテンツとして考えましょう。

そして、すべての媒体に同じメールを大量送信するより、メディアリストの中から優先媒体を選び、重要な相手には「なぜこの情報を送るのか」を一言加えることで、情報提供の質を高められます。

PR Compassでは、プレスリリースの作成だけでなく、メディアリスト、送り先選定、配信サービス、効果測定まで、広報実務で使える情報を発信しています。「原稿は作ったものの、どこへ・どう送ればよいか分からない」という場合は、お問い合わせフォームからご相談ください。