「初めてプレスリリースを書くことになったけれど、何から書けばいいのかわからない」
「自社の商品やサービスをメディアに取り上げてもらいたいけれど、どんな文章にすればいい？」
初めて広報を担当する方の中には、このような悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。
プレスリリースというと、特別な文章力や広報の専門知識が必要に思えるかもしれません。
しかし、基本的な構成と作成手順を理解すれば、広報経験がない方でも作成できます。
重要なのは、広告のように自社の商品やサービスを売り込むことではありません。
「何が新しいのか」「なぜ今伝えるのか」「社会や読者にどんな意味があるのか」を、メディア関係者が短時間で理解できるよう整理することです。
この記事では、初めてプレスリリースを書く中小企業の広報担当者に向けて、基本構成から具体的な作成手順、書き方のコツ、よくある失敗までわかりやすく解説します。
この記事を読みながら、自社のプレスリリースを一本作ってみましょう。
プレスリリースとは？
プレスリリースとは、企業や団体が新商品・新サービス・イベント・調査結果・業務提携などの新しい情報を、新聞社やテレビ局、Webメディア、雑誌などの報道機関に知らせるための文書です。
一般消費者に商品を直接購入してもらうための広告とは、目的が少し異なります。
プレスリリースでは、まずメディア関係者に情報を届け、
「これはニュースとして紹介する価値がありそうだ」
と思ってもらうことが重要です。
そこから取材や記事掲載、テレビ・Webメディアでの紹介などにつながる可能性があります。
そのためプレスリリースでは、派手なキャッチコピーを並べることよりも、ニュースとなる事実をわかりやすく、正確に伝えることが大切です。
プレスリリースそのものの役割や配信後の流れについて詳しく知りたい方は、PR Compassの「プレスリリースとは？仕組みと使い方をわかりやすく解説」もあわせてご覧ください。
プレスリリースには基本の「型」がある
初めてプレスリリースを書くときに覚えておきたいのが、
「ゼロから自由に文章を考える必要はない」
ということです。
プレスリリースには、メディア関係者が内容を理解しやすくするための基本的な型があります。
一般的には、
タイトル
↓
リード文
↓
本文
↓
画像・資料
↓
会社概要・問い合わせ先
という流れで構成します。
そして文章全体では、重要な情報を最初に置き、その後に詳しい情報を加えていく「逆三角形型」を意識するとわかりやすくなります。
最初に結論を伝え、そのあとに背景や詳細を説明するイメージです。
メディア関係者が最後まで読まなくても「何についての発表なのか」が理解できる構成を目指しましょう。
型を使って実際に下書きを作るなら、プレスリリースのテンプレート・例文を参考にしてください。
プレスリリースの基本構成
ここからは、それぞれの項目に何を書けばよいのか具体的に見ていきます。
1．タイトル
タイトルはプレスリリースの中でも特に重要な部分です。
メディア関係者が最初に目にするため、
「誰が・何を発表したのか」
が一目で伝わるタイトルを意識しましょう。
たとえば、
「新サービスを開始しました！」
だけでは、何のサービスなのかわかりません。
一方、
「中小企業向け採用管理サービス『○○』を10月1日より提供開始」
であれば、発表内容をすぐに理解できます。
「業界初」「○％増加」「○社突破」など、ニュース性を示せる具体的な事実や数字がある場合は、タイトルに取り入れるのも効果的です。
ただし、根拠のない「日本一」「業界初」などの表現は避けましょう。
※詳しくはプレスリリースのタイトルの付け方｜メディアに読まれる見出しを作る7つのコツをご覧ください。
2．リード文
リード文は、タイトルのすぐ下に置く文章です。
ここでは、
誰が
いつ
どこで
何を
なぜ
どのように
といった情報を整理します。
いわゆる「5W1H」です。
たとえば、
「株式会社○○（本社：福岡県福岡市、代表取締役：○○）は、2026年10月1日より、中小企業向け採用管理サービス『○○』の提供を開始します。本サービスは、採用担当者が不足する中小企業の採用業務を効率化することを目的として開発しました。」
という形です。
リード文だけを読んでも「何の発表なのか」が理解できる状態を目指しましょう。
3．本文
本文では、リード文だけでは伝えきれなかった情報を詳しく説明します。
たとえば、
・商品やサービスを開発した背景
・具体的な特徴
・従来の商品との違い
・価格や販売方法
・対象となるユーザー
・今後の展開
などです。
ここでも重要なのは、企業側が言いたいことをすべて詰め込むことではありません。
「メディアやその先の読者にとって、どの情報が必要なのか？」
という視点で情報を選びましょう。
特に、開発背景や市場の変化、社会課題などを説明すると、「なぜ今この情報を発表するのか」が伝わりやすくなります。
4．画像・写真・データ
文章だけでは伝わりにくい情報は、画像や写真、グラフなどを活用しましょう。
たとえば、
・商品の写真
・サービス画面
・店舗の写真
・代表者や開発担当者の写真
・調査結果のグラフ
・サービスの仕組みを示した図
などがあります。
メディア側が記事を作成するときに利用できる素材を用意しておくことも大切です。
画質が極端に低い画像や、内容と関係のないイメージ画像を大量に掲載するのではなく、発表内容を理解するために役立つ素材を選びましょう。
5．会社概要・問い合わせ先
最後に、発信元となる企業の情報を記載します。
一般的には、
会社名
所在地
代表者
事業内容
Webサイト
などを掲載します。
さらに忘れてはいけないのが、メディアからの問い合わせ先です。
担当部署・担当者名・電話番号・メールアドレス
など、記者が「詳しく話を聞きたい」と思ったときにすぐ連絡できる情報を記載しておきましょう。
せっかく興味を持ってもらっても、問い合わせ先がわからなければ取材の機会を逃してしまう可能性があります。
初心者でもできる！プレスリリースを作る5ステップ
基本構成がわかったところで、実際に一本作ってみましょう。
STEP1．プレスリリースのネタを決める
まずは「何を発表するのか」を決めます。
代表的なネタには、
新商品・新サービス、イベント開催、新店舗オープン、業務提携、調査結果、採用、人事、周年、地域活動などがあります。
「うちの会社にはプレスリリースにできるようなネタがない」と思っている方もいるかもしれません。
しかし、新商品発売のような大きな発表だけがプレスリリースになるわけではありません。
PR Compassでは「広報ネタがない会社必見！プレスリリースのネタ20選と見つけ方」で具体例を紹介しています。
まずは自社の中に発信できる情報がないか探してみましょう。
STEP2．一番伝えたいことを1つに絞る
ネタが決まったら、
「このプレスリリースで最も伝えたいことは何か？」
を一つ決めます。
商品開発の苦労、会社の歴史、社長の思い、商品の特徴など、企業側には伝えたいことがたくさんあるでしょう。
しかし、情報を詰め込みすぎると、何の発表なのかわからなくなります。
まずは、
「○月○日に○○という新サービスを開始する」
など、ニュースの中心となる事実を一文にしてみてください。
これがタイトルやリード文の土台になります。
STEP3．5W1Hで情報を整理する
文章を書き始める前に、
Who：誰が
What：何を
When：いつ
Where：どこで
Why：なぜ
How：どのように
をメモしてみましょう。
さらに必要に応じて、
価格はいくらか
何人・何社を対象にするのか
いつまで実施するのか
今後どう展開するのか
といった数字や将来の情報も整理します。
先に材料を揃えておけば、文章を書く作業がかなり楽になります。
STEP4．基本構成に沿って文章を書く
材料が揃ったら、
タイトル → リード文 → 本文
の順番で文章にしていきます。
ここで意識したいのが、
「結論を先に書く」
ことです。
会社の歴史から長々と説明して、最後に新商品の発表を書く必要はありません。
まず新しい情報を伝え、そのあとに背景や理由を説明します。
「重要な情報から順番に書く」と覚えておけば大丈夫です。
STEP5．配信前に必ず確認する
完成したら、すぐに配信せず内容を確認しましょう。
特にチェックしたいのが、
・会社名や人名に間違いがないか
・日付や価格は正しいか
・数字の根拠はあるか
・リンク先は正しいか
・誤字脱字はないか
・問い合わせ先は正しいか
といったポイントです。
プレスリリースは企業から発信する公式情報です。
特に数字・日付・固有名詞などの事実確認は慎重に行いましょう。
初心者がやりがちなプレスリリースの5つのNG
基本の型を守っていても、書き方によって内容が伝わりにくくなることがあります。
代表的な失敗を確認しておきましょう。
NG1．広告のような表現になっている
「絶対におすすめ！」
「最高の商品です！」
といった広告的な表現を並べても、ニュースとしての価値は伝わりません。
プレスリリースでは主観的な表現よりも、
何が新しいのか、どんな特徴があるのか、それを裏付ける事実は何か
を具体的に伝えましょう。
NG2．何がニュースなのかわからない
会社紹介や商品説明が長く続き、肝心の発表内容が途中まで出てこないケースがあります。
最も重要な情報はタイトル・リード文・本文冒頭に置きましょう。
NG3．専門用語を使いすぎる
自社では当たり前に使っている言葉でも、記者や一般読者には伝わらない場合があります。
業界外の人が読んでも理解できる言葉に置き換えることを意識しましょう。
NG4．情報を詰め込みすぎる
一つのプレスリリースに複数のニュースを入れると、伝えたい内容がぼやけます。
基本的には「1リリース＝1テーマ」と考えると整理しやすくなります。
NG5．問い合わせ先がわかりにくい
メディアが興味を持ったとき、すぐ連絡できる状態を作っておくことも広報活動の一部です。
担当者が不在でも対応できる連絡先を用意しておくと安心です。
メディアに読まれやすいプレスリリースにする5つのポイント
基本の書き方を覚えたら、さらに一歩進んで「メディアが読みやすいか」という視点で確認してみましょう。
1．タイトルだけで発表内容がわかるようにする
タイトルを読んだだけで、
「誰が何を発表したのか」
が理解できることが理想です。
奇抜さよりも、まずわかりやすさを優先しましょう。
2．結論から書く
重要な情報を最初に置き、詳細を後から説明します。
プレスリリース全体を「逆三角形」の構造にすると、短時間でも要点を把握しやすくなります。
3．具体的な数字を入れる
「多くの企業が利用しています」
より、
「累計1,000社が利用」
の方が具体的です。
売上、利用者数、調査結果、期間、価格など、根拠のある数字があれば積極的に活用しましょう。
4．「なぜ今なのか」を考える
単に「新商品を発売しました」と伝えるだけでなく、
社会の変化、季節、トレンド、地域課題、業界の動向
などと関連づけることで、ニュースとして取り上げる理由が生まれることがあります。
ただし、話題になっているテーマへ無理やり結びつけるのではなく、自社の発表との関連性があることが前提です。
5．記事化しやすい素材を用意する
商品画像や店舗写真、グラフ、担当者コメントなど、記事作成に利用できる情報を揃えておきましょう。
「記者がこの記事を書くとしたら、何が必要だろう？」
と考えてみると、必要な素材が見つけやすくなります。
プレスリリースを書いたら「届ける」ことも重要
ここまで読めば、基本的なプレスリリースは作成できるはずです。
しかし、もう一つ忘れてはいけないことがあります。
それが、
「誰に届けるのか」
です。
どれだけわかりやすいプレスリリースを作っても、その情報に関心を持つメディアへ届かなければ、取材や記事掲載につながる可能性は高まりません。
プレスリリースを届ける方法には、大きく分けて、
自社で新聞社・テレビ局・Webメディアなどへ直接送付する方法
と、
プレスリリース配信サービスを利用する方法
があります。
どちらが適しているかは、社内の広報体制や届けたいメディア、予算などによって異なります。
特に広報担当者がいない中小企業や、初めてプレスリリースを配信する企業では、
「どのメディアに送ればいいのかわからない」
という壁にぶつかることも少なくありません。
※プレスリリースの送り先となるメディアの種類や、自社と相性の良いメディアの探し方については「プレスリリースの送り先はどこ？メディアの探し方と送付方法を徹底解説」で詳しく紹介しています。
プレスリリースは「書いて終わり」ではありません。
ネタを見つける → 書く → 適切な相手に届ける
ところまで考えることが重要です。
また、プレスリリースは「どこに届けるか」だけでなく、「いつ届けるか」も重要です。配信する曜日や時間帯、媒体ごとの考え方については「プレスリリースを配信するタイミングはいつ？おすすめの曜日・時間帯を徹底解説」で詳しく紹介しています。
原稿を完成させた後の件名・送付本文は、プレスリリースをメールで送る方法を参考にしてください。
まとめ｜基本の型を覚えれば初心者でもプレスリリースは書ける
初めてプレスリリースを書くときは難しく感じるかもしれません。
しかし、
1．ネタを決める
2．一番伝えたいことを決める
3．5W1Hを整理する
4．タイトル・リード文・本文の順に書く
5．内容を確認して届ける
という順番で進めれば、広報経験がない方でも一本ずつ形にできます。
そして最も大切なのは、上手な文章を書くことではありません。
「この情報を受け取ったメディアや、その先の読者にとって何がニュースなのか」
を考えることです。
自社が伝えたいことだけではなく、読み手が知りたいことを意識してみましょう。
まずは自社の中から一つプレスリリースのネタを見つけ、基本の型に沿って書いてみてください。
プレスリリースは、一度作成して終わりではありません。
発信を重ねながら、自社に合った広報の形を少しずつ作っていきましょう。
